Leve de ambtelijke communicatie van Zaanstad

Stel: een dokter zegt dat je ernstig ziek bent, maar daarbij meldt hij, dat hij geen haast maakt met de behandeling. Je kan je dan afvragen of de arts geschikt is voor zijn vak. Valt de ziekte mee? Deugt de dokter niet? Of ben jij gewoonweg niet de moeite van het redden waard?

Stel: je woont in de omgeving van de Wilhelminastraat in Krommenie. Op een dag stuurt de gemeente Zaanstad jou een brief over sanering van jouw buurt. Je leest dat het ‘een geval van ernstige verontreiniging’ betreft, maar dat de sanering niet spoedeisend is…

Een bijdrage van Jaap de Jong

Als je het einde van de brief van zeven kantjes haalt, een berg onverteerbare informatie hebt geconsumeerd en uit een doolhof aan afkortingen bent gekomen, dan ben je als buurtbewoner van de Wilhelminastraat en burger van de gemeente Zaanstad geen spat wijzer geworden.

UPDATE 18 oktober 2018: Zaanstad heeft inmiddels een nieuwe en duidelijke brief aan de bewoners gestuurd.

Het is onbegrijpelijk dat in het leger aan communicatieadviseurs ten stadhuize niemand zich verantwoordelijk voelt voor hoe de gemeente schriftelijk communiceert met zijn burgers. Niemand die de elementaire vaardigheid beheerst om zich te verplaatsen in de bewoner die wil weten wat er allemaal gaat gebeuren in zijn straat (locatie B17906), wanneer en hoe en wat hij daarop nog aan invloed kan uitoefenen.

De bewoner kan een zienswijze indienen. Je kunt daar de Van Dale op naslaan, maar dan weet je nog niet wat dit betekent in de ambtelijke procedures…  Eén A4’tje met een samenvatting in begrijpelijke taal. Is dat zoveel gevraagd?

De gemeente toont haar goede wil en legt uit wat een raamsaneringsplan is: een raamwerk voor de uitvoering van de sanering. Met als nadere verklaring:

‘In dit geval is voor een raamsaneringsplan gekozen in plaats van een busmelding in verband met de heterogeniteit van de verontreiniging in het gebied.’

Je zegt als ambtenaar natuurlijk niet dat je voorbereid bent op onverwachte ontwikkelingen, maar wel:

‘Het kan voorkomen dat er een onvoorziene omstandigheid is, in het raamsaneringsplan is de werkwijze beschreven in geval van zo een onvoorziene omstandigheid.’

En we menen in de wirwar van woorden een verklaring te vinden voor het feit dat het bij zoveel overheidsprojecten financieel uit de klauwen loopt. Er ontbreekt namelijk een doelstelling:

‘De saneringswerkzaamheden zijn projectmatig; er is daarom geen saneringsdoelstelling geformuleerd.’

De brief die de bewoners in de omgeving van de Wilhelminastraat ontvingen kan als geslaagd worden beschouwd. Tenminste, als het tot doel had om de bewoners te ontmoedigen om een zienswijze in te dienen.

De ambtenaar die de hoop uitspreekt dat hij u voldoende heeft geïnformeerd, kan een cynisch gevoel voor humor niet ontzegd worden.

Lees en huiver:

 

De taalfouten bewaren we voor de volgende les.

17 Reacties op Leve de ambtelijke communicatie van Zaanstad

  1. Evert Hartog schreef:

    Tsja, we zijn er nog lang niet blijkt maar weer. Ik heb het college en het hoofd communicatie Bart Scholten gevraagd kritisch naar de correspondentie met bewoners te gaan kijken en deze te verbeteren, toegankelijker en begrijpelijker te maken. Dat is toegezegd. Goed dat jullie dit laten zien, want dan kan ook ons hoofd communicatie zien dat er nog veel te doen is!

  2. joop tralala schreef:

    Hilariteit troef, helaas niet om te lachen maar diep treurig. De gemeente Zaanstad en zijn wonderlijke manier van werken hoort in de top 10 van de lachwekkenste momenten in de komende jaren.

  3. Erik schreef:

    Grappig, hilarisch, nee schandelijk om de burger met een onleesbare brief iets te melden, waar niemand uets van begrijpt. Een nogal domme ambtenaar, die heeeeeel duidelijk laat merken dat de overheid helemaal los staat van de bugers en daar vervolgens ook niks aan kan en wil doen. Begrip tonen en begrijpelijk maken van gemeentelijk beleid/acties staan niet in zijn werkomschrijving. Reden voor ontslag op staande voet, zonder wachtgeld en oprotpremies, vanwege fikse nalatigheid en wanprestatie. Ik hoop dat deze reactie begrepen wordt!!!!

    • Hans Kuyper schreef:

      Overtrokken reactie. Er gaan dagelijks bewonersbrieven de deur uit en verreweg de meeste zijn helder leesbaar. Deze brief is een uitzondering en uitzonderingen halen het nieuws. Alles kan altijd beter en dat moet ook, maar om de hardwerkende burger nou weer op te zadelen met een kostenpost voor pek en veren…

      • De Orkaan schreef:

        Natuurlijk! Sinds ROSA in de coalitie zit moeten we we dit soort ‘uitzonderingen’ kennelijk met de mantel der liefde bedekken volgens ROSA-raadslid Hans Kuyper. Dat de bewoners van dit stukje Krommenie in het ongewisse worden gelaten over de toekomst van hun buurt is natuurlijk geen probleem. Laten we hopen dat de doorzichtige reactie van Kuyper ook een uitzondering is.

        • Hans Kuyper schreef:

          Misschien moet De Orkaan haar eigen reacties ook eens gaan modereren. Wat een ergerniswekkend populistisch gebral. Niet jullie gebruikelijk niveau.
          En nu zag ik ook al een stukje waarin iemand wordt afgezeken die niet zo taalvaardig is als de geachte redactie zelf (‘Weg met zwaarte piet’).
          Is er iets?

          • De Orkaan schreef:

            Bij gebrek aan inhoudelijke argumenten beschuldigen we anderen van ‘populistisch gebral’. De kersverse coalitiegenoot zou een voorbeeld kunnen nemen aan de wijkmanager Krommenie die De Orkaan via Facebook bedankt voor het artikel en belooft een nieuwe heldere brief te schrijven.

          • JBP schreef:

            Ze hebben bij de gemeente toch wel 1 of meer goeie copywriters in dienst? Of anders een ouderwetse kaartenbak met goeie freelancers? Ambtenaren moeten geen bewonersbrieven schrijven – althans: niet als ze daadwerkelijk de deur uitgaan. Een goeie copywriter maakt van het geneuzel van een ambtenaar een helder, begrijpelijk verhaal; met een kop en een staart waarin centrale boodschappen dikgedrukt staan. Begrijpelijk voor iedereen. Noemde men dat geen Jip en Janneke-taal?

          • joop tralala schreef:

            Wordt tijd dat de ROSA bril wordt opgezet en de zwaarte piet tot het denkvermogen toegelaten wordt.

          • Erik Esteie schreef:

            In het kader van begrijpelijke taal

            Wat is een copywriter?

            Iemand die kopietjes schrijft?

          • Peter Schaap schreef:

            Kom op Esteie, een copywriter is iemand die kopij schrijft, dat weet iedereen. Als je kopijschrijver gebruikt snapt niemand het hier, ja in Vlaanderen, daar wel.

  4. KeesR schreef:

    Alvast voor de volgende les:
    terinzagelegging is een korte actie; de hele periode die een document kan worden ingezien is een terinzageligging (hoe lang ligt dit stuk ter inzage?). Deze fout komt van de auteur van de Algemene Wet Bestuursrecht. In Den Haag zijn ze echt niet veel beter in taal dan in Zaandam!

  5. Frank Peter schreef:

    Dit soort ambtelijke taal is niets meer dan een signaal dat men zich als ambtenaar veruit verheven voelt boven het normale volk …even laten zien hoe vreselijk slim ze zijn… gelukkig zijn er voldoende mensen die door de brij heen kunnen lezen en daar actie op kunnen nemen..waarschijnlijk zéér ongewenst in de ogen van dezelfde ambtenaren..

  6. Annius Hoornstra schreef:

    Beste Reageerderders, Ik heb jullie reacties gelezen en wil graag reageren. Dat de brief geen schoonheidsprijs verdient is duidelijk. Komende week wordt een verbeterde versie verspreid. We proberen de onduidelijkheden van de vorige brief goed te maken. We zijn al een tijd bezig om de leesbaarheid van brieven te verbeteren. Als een brief van ons niet duidelijk is horen wij dat graag. Want daar leren we van. Zo zijn we elke dag bezig om het een beetje beter te doen voor inwoners en ondernemers van Zaanstad.

    Annius Hoornsta, directeur Gemeente Zaanstad

  7. joop tralala schreef:

    Blij dat de directeur van de Gemeente Zaanstad aangeeft dat men al een tijd bezig is om de leesbaarheid van brieven te verbeteren. Natuurlijk zou het fijn zijn als men aangenomen wordt om o.a. brieven te schrijven men het normale Nederlands kan verwoorden zodanig dat het voor de “gewone” burger begrijpbaar is. Maar geef ik de hoop op dat het eens goed komt op het moment dat ik van deze directeur het woord “reageerderders lees. Zelfs de dikke van Dale weet er geen raad mee.

  8. Ben van Roode schreef:

    Het is allemaal niet zo ingewikkeld. Communicatie is een vak. Daar kan je voor leren en een ontwikkeld gevoel voor taal doet de rest. Maar sinds de komst van de pc is het ambtelijke draagvlak voor communicatie nog verder verwijderd van wat het had moeten zijn. Ambtenaren schreven vóór de pc geen brief, maar maakten een concept. Dat vervolgens langs een organisatorisch en beleidsinhoudelijk verantwoordelijke ging, de CHEF dus.
    Nu schrijven ambtenaren zelf en Te makkelijk wordt een stuk dan maar gezien als af. Typistes in die tijd hadden veel oog voor schrijf of taalfouten haalden er veel uit. Nu leest iemand zelf zijn tekst en we weten dat je dan nog wel eens een foutje over het hoofd ziet.
    In een ambtelijke organisatie moet zo vroeg mogelijk de rol van communicatie worden opgenomen. Dat is de regel. Zodoende kan een afdeling communicatie zijn taak in een vroegtijdig stadium vervullen en adviseren over de communicatieve facetten van een zaak, waar nodig.
    Beleidsmakers en ambtenaren hielden in mijn werkzame leven daar al niet van. Communicatie wordt in veel gevallen als een sluitpost gezien. Er zijn wel duizend redenen te bedenken om communicatie te passeren.Je moet deskundigen op welk gebied dan ook niet belasten met het communiceren van hun kennis aan burgers. Dat gaat vaak heel fout. Ieder zijn vak namelijk.
    Maar zoals altijd is er hoop. Laat ieder concept van een publieksgericht stuk de afdeling communicatie passeren en vooral, laat iedereen zich aan die gang van zaken houden.
    Binnen een communicatie afdeling zal dus ook enige aanpassing moeten plaatsvinden. Snelheid is belangrijk, omdat er geen redenen zijn om wegens vertraging het punt communicatie over te slaan. Ga niet uitgebreid redigeren en ga ook niet in onderhandeling over de tekst, tenzij die kennelijk niet klopt.
    Dit advies is gratis, want met mijn ambtelijke achtergrond heb ik er ongelooflijk de pest in als een beroepsgroep over 1 kam wordt geschoren. Zou er door sommige reageerders geschreven zijn dat Somaliërs dom zijn en niet
    kunnen schrijven dan was Zaanstad te klein en terecht.

  9. Gre Luttik schreef:

    Hoe zou het epistel er hebben uitgezien als men voor een busmelding had gekozen ipv een raamsaneringsplan? ( zie redactioneel stukje). Voorzover een busmelding is wat het lijkt, zou dan een raamsanering ook aan dat zelfde criterium voldoen? Ik kwam overigens niet verder dan blz 3. En dat vind ik buitengewoon knap laat op de avond.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *