Bij het Sociaal Wijkteam Kogerveld-Noord zijn deze week de e-mailadressen van 193 mantelzorgers onbedoeld gedeeld met alle andere geadresseerden. Een medewerker zette de adressen in de CC in plaats van in de BCC, waardoor alle e-mailadressen zichtbaar werden.

De fout ontstond bij een uitnodiging voor een activiteit (‘kerststukjes maken’). Kort daarna stuurde de medewerker een excuusmail en schreef dat de eerdere e-mail was ‘ingetrokken’. Ontvangers zagen echter dat dit niet was gelukt: de oorspronkelijke mail, inclusief alle adressen, bleef zichtbaar.

Ook de intrekkingsmail zelf kwam opnieuw in de CC, waardoor de fout werd herhaald.

In een aanvullende reactie schrijft de waarnemend teamcoach dat het incident als een datalek wordt behandeld:

‘Het is niet gelukt om de mail bij iedereen weg te halen. Dit is ook de reden dat het als een datalek gezien wordt en wij het zeer serieus opnemen.’

Het Sociaal Wijkteam meldt dat er een melding is gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Binnen de organisatie worden procedures en protocollen aangescherpt en medewerkers worden opnieuw gewezen op de privacyregels. Mantelzorgers worden gevraagd extra alert te zijn op eventuele phishingmails die ‘van het wijkteam lijken te komen’.

Hoe voorkom je dat je per ongeluk e-mailadressen deelt?

Wij vroegen Orkaner IT-specialist Bas Sommeijer naar praktische tips voor organisaties (overheid!) en verenigingen. Zij vertelt:

‘Datalekken door het onbedoeld delen van e-mailadressen komen vaker voor dan je denkt. Eén onoplettend moment, bijvoorbeeld door alle ontvangers in Aan of CC te zetten, is genoeg om privacygevoelige informatie te verspreiden. Gelukkig zijn er eenvoudige manieren om dit in de toekomst te voorkomen.’

Haar tips:

1. Gebruik nieuwsbriefsoftware

Het meest veilige en professionele alternatief is het versturen van e-mails via speciale nieuwsbriefsoftware. Denk aan LaPosta (Nederlands), Moosend of MailChimp. Deze tools versturen e-mails automatisch op een manier waarbij adressen nooit zichtbaar zijn voor andere ontvangers. Bovendien zijn ze handig voor grotere groepen.

2. Geen nieuwsbriefsysteem? Gebruik altijd BCC

Heb je geen nieuwsbriefsysteem, verstuur de e-mail dan als volgt:

  • Zet je eigen e-mailadres in het veld Aan.
  • Plaats alle ontvangers in het veld BCC.

Let op: veel e-mailprogramma’s verstoppen het BCC-veld achter een dropdownmenu. Controleer dus altijd even of het veld zichtbaar is.

3. Wat is het verschil tussen CC en BCC?

  • CC (Carbon Copy): alle ontvangers kunnen zien naar wie de mail nog meer is gestuurd.
  • BCC (Blind Carbon Copy): ontvangers zien niet welke andere adressen de mail hebben ontvangen.

4. Vertrouw niet op de functie ‘mail intrekken’

Sommige e-maildiensten bieden de optie om een verstuurde mail “in te trekken”. In de praktijk werkt dit nauwelijks. Het kan alleen binnen dezelfde organisatie én alleen wanneer niemand de mail nog heeft geopend. Ga er dus vanuit dat intrekken geen oplossing is na een datalek.

5. Overweeg vertraagd versturen

Veel mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om e-mails standaard een paar seconden vertraagd te verzenden. Handig wanneer je dronken of boos op ‘verzenden’ klikt.

Let op: bij dit soort datalekken helpt een vertraging meestal niet, omdat je het probleem vaak pas ontdekt wanneer de eerste reacties binnenkomen.

Door: Merel Kan met hulp van Bas Sommeijer.