Het aanvragen van een evenement in Zaanstad is geen lolletje: veel papierwerk, haperde digitale systemen en steeds nieuwe eisen waaraan organisatoren moeten voldoen. Recent stopten het festival BouleVaart in Krommenie en de Kinderboekenmarkt.
Naar aanleiding van de onvrede over de aanvraagprocedure liet Zaanstad onderzoek doen door het ‘Event Safety Institute’ (ESI) die daar in het rapport ‘Evenementen in Zaanstad mogelijk maken’ verslag van deed. En dat verslag laat er geen misverstanden over bestaan:
“Alle organisatoren die wij spraken geven aan dat zij het vergunningsverleningsproces keer op keer met de nodige spanning tegemoetzien. Ook als het algemeen beeld is dat de vorige editie van het evenement zonder noemenswaardige incidenten is verlopen. De reden hiervoor is gelegen in het feit dat zij de ervaring hebben dat bij iedere volgende editie gevraagd kan worden om aanscherping van de plannen. Zelfs als wet- en regelgeving niet is veranderd. Plannen die bij de vorige editie nog voldeden of niet nodig waren, kunnen zonder duidelijke opgaaf van reden opeens niet meer voldoen of moeten nu wel worden bijgevoegd. Voorbeelden die genoemd worden hebben o.a. betrekking op verkeersplannen, geluid en dierenwelzijn.”
Weinig flexibel
En dat is nog lang niet alles: het digitale vergunningensysteem is een bron van ergernis waarin informatie soms twee maal gevraagd wordt. Bovendien komt het regelmatig voor dat kort voor een evenement nog aanvullende eisen worden gesteld. Ook is er nauwelijks ruimte voor overleg over het nut en de noodzaak van ‘opgelegde’ maatregelen, “een van de organisatoren gaf aan dat het ter discussie stellen leidt tot het dreigen met intrekken van de vergunning.”
Er wordt vooral veel gemaild door de gemeente, soms gebeld maar er is geen ruimte voor fysiek overleg:
“Samenvattend komt het erop neer dat het vergunningenproces als weinig klantvriendelijk wordt ervaren. Het is administratief van aard en weinig flexibel. De beeldvorming van de gemeente staat in de ogen van organisatoren ver weg van de praktijk. Ambtenaren en adviseurs nemen zelden een kijkje op de evenementen.”
Bibob & VOG
Organisatoren vinden dat er nu meer gevraagd wordt dan voorheen: Omgevingswet-ontheffingen, akoestische rapporten, Bibob-formulieren, VOG-aanvragen en dierenwelzijn. Er zijn niet alleen veel regels, ze spreken elkaar soms ook tegens. Bovendien zorgen de eisen vaak ook voor extra kosten, “die nauwelijks meer te dragen zijn. Als er al subsidie beschikbaar is gesteld gaat deze meer en meer op aan veiligheidsmaatregelen in plaats van aan de inhoud van het evenement.”
Binnen het gemeentelijk apparaat zien ze dat anders. In het verleden is vergunningverlening te coulant geweest. Er wordt nu “strakker op het proces gestuurd qua doorlooptijden en indieningsvereisten”. De regels zouden niet zijn veranderd, “maar het spel wordt nu wel volgens de regels gespeeld.”
In de begeleidende brief suggereren burgemeester Hamming en wethouder Breunesse dat het vooral landelijke regels zijn die de problemen veroorzaken, maar in het rapport is daar maar weinig steun voor, het komt door de “keuze die een aantal jaar geleden binnen de gemeentelijke organisatie is gemaakt bij de invoering van het digitale werkproces” dat vooral op efficiëntie was gericht.
Monstertruck
Er is nu voor het proces van vergunningverlening 1,6 FTE beschikbaar, dat is te weinig. De onderzoekers bevelen dan ook aan om dat minstens met één (ervaren) kracht aan te vullen.
Gesprekken met evementen-adviseurs geven een opmerkelijk inkijkje in hoe er soms gedacht wordt over een aanvraag. “Een van de aanwezigen gaf aan dat hij het als zijn taak zag om organisatoren scherp te houden opdat in Zaanstad geen tweede ‘Haaksbergen’ zou plaatsvinden.” Bij een ‘monstertruck-evenement in 2014 vielen destijds drie doden en bijna 30 gewonden. Het is geen fictief voorbeeld. In 2023 sprak De Orkaan met de organisator van een ruilbeurs voor kinderboeken die inderdaad met Haaksbergen om de oren werd geslagen om strenge veiligheidsmaatregelen af te dwingen.
In het ESI-rapport wordt gesuggereerd dat uitgaan van “de reëel voorzienbare risico’s bij een dergelijk evenement” verstandiger is in plaats van “alle mogelijke risico’s die zich wellicht op een evenement kunnen voordoen” proberen af te dekken.
Meerjarige vergunningen
ESI vindt dat er meer evenementen zonder vergunningen moeten kunnen worden georganiseerd, dat er meer echt overleg tussen gemeente en aanvragers moet zijn, dat vergunningen gebaseerd moeten zijn op een ‘reële’ risico-inventarisatie en dat die ook geëvalueerd moet worden, dat evenementen op een ‘hotspot’ (zoals de Zaanse Schans) niet extra bevoordeeld moeten worden maar dat de ‘maatschappelijke waarde’ een belangrijke rol moet spelen. Ook zouden er meerjarige vergunningen moeten worden gegeven.
Wethouder Breunesse kreeg het rapport op 7 maart op z’n bureau, besprak het op 8 april jl. tijdens een ‘besloten bijeenkomst’ met geselecteerde organisatoren van evenementen en raadsleden en maakte het vandaag – 24 april – openbaar, na anderhalve maand (wij vinden daar wat van).
Omdat er geld nodig is om de aanbevelingen uit te voeren kan de raad niet eerder dan juni 2024 over zo’n besluit beslissen. Voor het feestjaar 2024 zal dat te laat zijn.
Door Piet Bakker. Bronnen: Rapport ESI, Raadsinformatiebrief, eerder nieuws op De Orkaan. Foto: Foodfestival aan de Zaan.
Ik vrees dat dit niet alleen Zaanse regeltjes zijn maar het past in een groter plaatje van regels en verordeningen en niemand weet meer waar hij/zij aan toe is. Elk risico moet beoordeelt worden en er moet voorkomen worden dat je over een spijker kunt struikelen, of dat je gewond raakt omdat er een splinter van een boom in je hand komt te zitten. Dat dit onwerkbaar is, is iedereen het wel over eens. Het ambtenaren apparaat wat we opgetuigd hebben heeft hier echter geen boodschap aan, regels zijn regels, hoe tegenstrijdig en onwerkbaar ze ook zijn. Regels zijn regels! Het zogenaamde rapport van het advies buro adviseert om een extra ambtenaar aan te nemen die totaal niet zal snappen waar hij, of zij, mee bezig is, of welke regels te volgen. Iemand opleiden duurt een aantal jaren. In de tussentijd schakelen we weer een onafhankelijk advies buro in en die doen een onderzoekje wat weer wat tijd duurt voor er een conclusie is. En zo kabbelen we lekker voort en wordt alles stuk gemaakt. Bovendien zijn er teveel advies organen, veiligheidsregio's die er een plasje overheen moeten doen voor ze toestemming geven. Zouden ze geen advies geven(ja of nee) dan zouden ze overbodig worden en kan je ze net zo goed opheffen. Waar ik heen wil, ik weet het niet. Begin eens met 50% van alle gemeente, Nederlandse en Europese ambtenaren weg te bezuinigen en besteed het geld anders. Ook moet het vergunningen stelsel op de schop. Je kunt niet alles dicht timmeren met regels om excessen te voorkomen. Risico's horen bij het leven maar op een of andere manier willen "we" dat er geen risico's bestaan en dat moet stoppen. 99,99% van de tijd gaat alles goed, met hier en daar wat ongemakken. We moeten stoppen met het voorkomen van de 0,0000001% van de risco's die overblijven
Echt?, de kinderboekenbeurs!!!!!!!!!!!! ook al. En de overheden maar klagen dat het contact met de burgers "stroef" verloopt. Ze zijn helemaal van het pad af.
Dan moet ik toch erkennen dat mijn stellingname in een eerder artikel NIET klopte. Dat er regels en eisen zijn is mij helder maar je kunt inderdaad niet alles dichtplakken. Als de instelling is : We willen geen tweede Haaksbergen, dan kan zelfs een breikransje niet meer. Dus Raad knijp die wethouder af en laat hem zijn medewerkers een realistisch eisen pakket opstellen. Dus een hardloopwedstrijdje van een club in een park niet opzadelen met de eisen van een Dam tot Dam loop .